Edessä olevan projektin johtaminen voi aluksi tuntua kuin vuoren huipulle kiipeämiseltä – erityisesti jos sinulla on edessäsi urasi ensimmäinen projekti. Hyvä valmistautuminen, oikeisiin asioihin perehtyminen, suunnittelu ja oikeat työkalut tekevät matkastasi menestyksellisen. Tässä blogissa käyn läpi keskeisiä projektin valmisteluun liittyviä asioita. Näitä ovat projektin taustojen selvitys, tarpeen määrittely, valmistelut päätöksentekoa varten ja alustava projektin perustaminen tarvittavalla tasolla.

Marken blogissa: Miten johdat itseäsi ja muita, kun projekti käynnistyy? Kuinka valmennat onnistumiseen?, käydään läpi itsensä johtamista. Siitä kannattaa aina aloittaa, sillä on tärkeää pystyä johtamaan ensin itseään ja sitten vasta muita. Projektipäällikkönä sinulla on hyvä tilaisuus sopia yhdessä tiimisi kanssa ja tehdä päätös projektin työskentelytavoista ja periaatteista arvoja unohtamatta. Tekoälyn hyödyntäminen projektinhallinnassa ja dokumentaatiossa on nykyisin hieno mahdollisuus, joka säästää sinulta aikaa, jos osaat hyödyntää sitä oikealla tavalla. Kaiken lisäksi muutosjohtamisen perusviitekehysten ymmärtäminen auttaa sinua teknisten projektinhallintametodien lisäksi huomioimaan myös projektin tuotoksia käyttävät ihmiset sekä sen varsinaisen muutoksen, jota projektilla tavoitellaan. Näitä kaikkia projektin johtamisen näkökantoja käymme läpi BloomLeadin webinaarikokonaisuudessamme vaihe vaiheelta, joten kannattaa tutustua webinaarimoduliemme sisältöön.

Projektin taustat ja tarpeen määrittely

Jokainen hyvin käynnistetty projekti perustuu aitoon tarpeeseen. Ensimmäinen tehtäväsi projektipäällikkönä onkin ymmärtää ja dokumentoida, miksi projekti käynnistetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Usein projektin taustalla on liiketoimintatarve, kuten uusi markkina-avaus, sääntelymuutos tai teknologian uudistaminen. Kyse voi olla myös organisaation muutosprojektista tai vaikkapa tilinpäätöksestä. Projekteja on monenlaisia.

Joka tapauksessa taustatyö kannattaa aina tehdä perusteellisesti. Sillä säästät aikaa ja työtä tulevissa projektin vaiheissa. Erityyppiset projektit vaativat erilaista tausta- ja määrittelytyötä. Joissakin projekteissa riittää kevyt yhteenveto ja dokumentointi ja toisissa projekteissa taustatyö ja määrittely on tehtävä hyvin yksityiskohtaisesti ja siihen voi mennä kuukausia tai vuosia kuten laivanrakennusprojektissa.

Muutoksen kannalta taustoitus- ja määrittelyvaiheessa pitäisi pystyä vastaamaan kysymykseen, miksi projekti tehdään. Projektin tausta ja määrittely linkittyy useimmiten yrityksen tai organisaation strategiatyöhön ja strategisiin prioriteetteihin. Silloin projektin taustatyötä on mietitty pitkällä tähtäimellä jo jonkin aikaa, mikä helpottaa myös vastaamista kysymykseen “miksi projekti tehdään?”

Projektin määrittelyvaihe

Projektin määrittelyvaiheeseen on mahdollista käyttää huomattavasti aikaa. Joskus se on myös järkevää riippuen projektin laajuudesta ja vaatimuksista. Tätä vaihetta kutsutaan myös konseptointivaiheeksi. Siihen tuodaan yleensä kaikki taustaselvitykset ja materiaalit, joka on koostettu joskus aiemmin ja on saatavilla projektiin liittyen. Kysymys voi olla arkkitehtuurimateriaalista, erilaisten työpajojen tuloksista tai keskusteluista, joista on olemassa muistioita tai pöytäkirjoja.

Strategiamateriaalit ovat luonnollisesti oleellisia, jotta ymmärretään isossa kuvassa, mitä tavoitteita projektilla on. Tässä vaiheessa vastataan kysymykseen: mitä tehdään. Muutosjohtamisen kannalta, erityisen tärkeää on tässä kohtaa ymmärtää, millainen valmius vastaanottavalla organisaatiolla tai tiimillä voisi olla projektin tuotosten hyödyntämiseen ja millaista osaamista projektin tuotosten hyödyntäminen vaatii, kun sen kehitysosuus on saatu vietyä loppuun. Muutosvision määrittely auttaa tässä vaiheessa hahmottamaan, miksi ja mitä ollaan tekemässä.

Päätös projektin toteuttamisesta

Projektin varsinainen toteutus alkaa sen jälkeen, kun sen toteutuksesta on tehty virallinen päätös. Päätöstä varten on sinun projektipäällikkönä osattava valmistella oikeanlainen tietopaketti päätöksentekijöille, jotta he voivat tehdä mahdollisimman informatiivisen tosiasioihin perustuvan päätöksen. On oleellista selkeyttää tässä kohtaa mistä päätetään, mitä projektin laajuuteen kuuluu, millaiset odotukset projektille asetetaan, millaisella aikataululla ja millaisella budjetilla se on aikomus toteuttaa sekä onko projektille mahdollisuus varata resursseja ja tarvittavaa osaamista.

Muutoksen näkökannalta tässä kohtaa selvitetään, kuka projektin omistaja tai sponsori on ja, keitä muutostiimiin kuuluu. Muutostiimi on oleellinen osa onnistuneen projektin tukitiimiä, sillä se on mukana koko ajan projektin edetessä ja huolehtii siitä, että tarvittava osaaminen kehittyy käyttää projektin tuotoksia. Se voi myös edelleen jakaa tietoa ja kouluttaa muita organisaatiossa käyttämään projektin tuotoksia oikein.

Muutoksen kannalta on tärkeää, että kaikki mahdolliset pullonkaulat ja riskit keskustellaan läpi ja listataan, jotta niitä pystytään seuraavamaan projektin edetessä. Siten asioiden kyseenalaistaminen, kysymysten esittäminen ja eri näkökantojen tuominen esille, on ensiarvoisen tärkeää ennen kuin varsinainen projekti lähtee käyntiin. Kun päätös projektista on saatu tehtyä, on aika tehdä ensimmäiset valmistelut projektin aloittamiseksi.

Projektin perustaminen: tiimi, suunnitelmat ja tavat toimia

Projektin perustaminen on tekninen toimenpide, joka kannattaa tehdä viimeistään siinä vaiheessa, kun päätös projektin toteutuksesta on realisoitunut. Projektin seurantaa varten voi olla erilaisia työkaluja, kuten JIRA, Trello tai jokin muu. Projektipäällikölle on olemassa hyviä tarkistuslistoja, joita tässä kohtaa kannattaa hyödyntää. Samoin tekoälyn tekemät tukilistat toimivat tässä kohtaa hyvin. Ennen kaikkea tässä kohtaa vahvistetaan, keitä projektissa työskentelee, miten tehtäviä jaetaan, miten niitä seurataan, mitä viestintäkanavia käytetään ja, miten projektin seurantaa tullaan hoitamaan.

Muutosjohtaminen projektin rinnalla

Muutosjohtaminen kulkee projektihallinnan osana tai ohessa heti alusta saakka. Ensimmäisiä asioita on tärkeiden sidosryhmien määrittely ja yksilöiminen sekä tapa toimia niiden kanssa niin, että itse muutokseen liittyvät asiat ovat läpinäkyviä. Tähän on erilaisia käytäntöjä ja webinaareissa käydään tarkemmin läpi tätäkin teemaa. Näinä aikoina isot ja jatkuvat muutokset ulkoisessa toimintaympäristössä vaikuttavat yritysten ja organisaatioiden toimintaan ja sen vuoksi, muutosvalmius pitää koko projektin aikana olla riittävällä tasolla sekä projektia toteuttavalla projektitiimillä, että muutoksen vastaanottavalla organisaatiolla. Ketterien toimintatapojen soveltaminen ja äkillisiin ja jatkuviin muutoksiin liittyen on tärkeää.

Projektin johtaminen onnistuu hyvin oikeilla työkaluilla

Onnistunut projekti perustuu paljolti siihen, kuinka hyvin projektipäällikkö tehtävänsä osaa hoitaa ja toisaalta, kuinka hyvin hän pystyy tiimejään motivoimaan. Mitä paremmin projektipäällikkö perehtyy ja kasvattaa omaa osaamistaan itsensä ja muiden johtamiseen liittyen sekä projektinhallintaan liittyvissä perusasioissa, sen varmemmin hän onnistuu. Projektiin liittyy melkein aina joitakin muutoksen elementtejä ja siksi muutoshallinnan jonkinlainen osaaminen auttaa erityisesti projektin loppupuolella, kun tuotoksia testaillaan ja viedään käytäntöön. Ennen kaikkea jokaisessa projektissa on kysymys ihmisistä, joten luottamuksen luominen, ihmisten tilanteen ymmärtäminen ja projektissa toimivien ja siihen liittyvien ihmisten hyvä motivaatio takaavat jokaisen projektin onnistumisen. Sitten vain oppimaan kaikista näistä tärkeistä asioista!

• Lue myös Marken blogi aiheesta itsensäjohtaminen
• Tutustu ja tilaa webinaarimoduli 1 aiheesta projektin taustoitus ja määrittely!